A. Integrasi Konten Aplikasi Perkantoran
Integrasi Spreadsheet Excel ke dalam Dokumen Word
Microsoft Excel merupakan program yang handal untuk pengolahan angka, membuat rangkuman data, melakukan operasi data, hingga membuat grafik dari sekumpulan data. Namun demikian, Microsoft Word tetap yang terbaik untuk membuat laporan.
Cara integrasi data tabel dari Excel ke Word sebenarnya cukup mudah dengan menggunakan fitur copy dan paste. Namun, ada beberapa pilihan sesuai dengan kebutuhan.
Anda tentu pernah menggunakan perintah copy dan paste untuk menyalin informasi dari satu tepat ke tempat yang lain, termasuk memindahkan data Excel ke dokumen Word. Ketika Anda menggunakan perintah sederhana ini, informasi dari Excel akan diubah ke dalam tabel Word dengan segala keterbatasan pada dokumen Word.
Menyalin tabel dari Excel dengan copy paste langsung menghasilkan tabel dalam bentuk format yang hampir sama, baik font, ukuran tabel, dan identasi. Namun demikian, cara ini hanya cocok untuk menyajikan laporan final yang diharapkan tidak ada lagi perubahan. Jika pun ada perubahan maka perubahan yang dilakukan pada tabel di Word juga tidak akan mengubah tabel yang ada di Excel, demikian juga sebaliknya.
Kekurangan dari metode ini adalah tabel yang telah disalin diperlakukan sebagaimana tabel yang dibuat secara langsung di Word sehingga Anda tidak bisa memanipulasi data sebagaimana fitur-fitur yang berada di Excel. Untuk bisa memanipulasi tabel salinan sebagaimana di Excel, Anda dapat menggunakan metode Paste Special.
Impor Grafik dari Microsoft Excel
Sebagaimana impor sebuah tabel, Anda juga dapat dengan mudah mengimpor grafik dari Excel ke Word dengan menggunakan perintah copy paste. Ada beberapa pilihan penyalinan grafik dari Microsoft Excel. Ketika Anda sudah menyalin grafik dari Excel, ada beberapa pilihan perintah Paste sebagai berikut.
Use Destination Theme and Embed Workbook: untuk menyalin grafik dengan format tampilan sesuai tema yang digunakan pada slide tanpa menautkan grafik yang dikopi dengan file asal. Perubahan pada file asal tidak mengubah grafik pada slide. Namun, dengan Embed Workbook Anda dapat mengedit data sebagaimana di Excel.
Keep Source Formatting and Embed Workbook: sama dengan opsi sebelumnya, tetapi format grafik menggunakan format file asalnya.
Use Destination Theme & Link Data: untuk menyalin grafik dengan format tampilan sesuai tema yang digunakan pada dokumen Word dengan menautkan grafik yang dikopi dengan file asal. Perubahan pada file asal menyebabkan perubahan grafik pada dokumen Word.
Keep Source Formatting & Link Data: sama seperti opsi sebelumnya, tetapi format grafik menyesuaikan format grafik asalnya.
Picture: untuk menyalin grafik sebagai gambar.
Untuk melakukan manipulasi pada grafik, Anda dapat menggunakan tab Chart Tool Design yang akan aktif ketika Anda memilih (klik) grafik. Berikut ini tombol atau fungsi yang dapat digunakan untuk memanipulasi grafik.
Dengan tombol tersebut, Anda dapat melakukan perintah-perintah berikut.
Switch Row/Columns, untuk mengganti baris dengan kolom/sebaliknya.
Select Data, untuk mengganti file Excel tautan.
Edit Data, untuk mengubah data pada file Excel.
Refresh data, untuk memperbarui data sesuai dengan tabel asal. Tombol ini hanya aktif jika Anda menggunakan opsi Paste default (Ctr+V) atau Link Data.
Change Chart Type, untuk mengubah jenis Chart.
Jika file asal grafik dipindah folder atau diganti nama maka Anda dapat meng-update tautan dengan cara berikut.
a) Klik tab File → Info. Di bawah Related Documents, klik Edit Links to File!
b) Setelah muncul tampilan berikut, pilih objek mana yang akan diperbaiki link-nya! Klik Change Source, pilih file yang sesuai!
Integrasi Excel dalam PowerPoint
Menyalin Tabel
1. Siapkan file Excel, Anda dapat menggunakan tabel yang sama pada materi sebelumnya!
2. Sorot tabel yang akan disalin ke slide, kemudian klik tombol Copy atau tekan Ctrl+C!
3. Dalam slide Powerpoint, klik tombol Paste atau Drop Down menu pada tombol Paste, kemudian pilih Option Paste yang diinginkan!
Menyalin Grafik
1. Bukalah file Excel di mana Chart akan disalin!
2. Klik Chart!
3. Pada tab Home, klik tombol Copy atau tekan Ctrl+C!
4. Bukalah file Power Point! Pada tab Home, grup Clipboard, klik panah di bawah Paste, kemudian pilih salah satu pilihan sesuai kebutuhan Sebagaimana yang sudah dijelaskan ketika Anda menyalin grafik Excel ke dokumen Word!
5. Praktikkan semua pilihan pada Paste Option, catatlah masing-masing perbedaannya!
Import Word Outline ke PPT
Untuk membuat file presentasi dari dokumen Word, hal yang biasa dilakukan dengan menyalin dokumen satu per satu ke tiap slide. Hal ini menjadi kurang efektif jika dokumen yang digunakan untuk file presentasi cukup banyak. Ada alternatif lain yang membuat pekerjaan semacam ini lebih cepat, yaitu menggunakan dokumen Word dalam bentuk outline.
Impor Garis Besar Word ke PowerPoint.
a. Buka PowerPoint, kemudian klik tab Home, klik opsi New Slide, pilih Slide from Outline!
b. Pilih file dokumen berisi outline presentasi, klik Insert!
Secara otomatis, Anda sudah mendapatkan sekian slide tanpa perlu menyalin manual satu per satu dari dokumen Word. Selanjutnya, Anda melakukan pengaturan ukuran font, animasi, dan tampilan yang lain.
Komentar